Nieustanny brak czasu to bolączka w wielu osób. Większość z nas na co dzień chce żyć aktywnie, realizować swoje cele i spełniać marzenia. Jeśli jednak ktoś pracuje zawodowo, posiada rodzinę i inne zobowiązania, to bardzo często brakuje mu czasu na wszystkie zamierzone aktywności. Sprawdźmy więc, co robić, by niepotrzebnie nie marnować czasu oraz jak się zorganizowa, by być bardziej efektywnym.
Działanie według listy zadań
Okazuje się, że bardzo wiele osób na co dzień funkcjonuje w sposób chaotyczny. Życie w ciągłym pędzie, przeskakiwanie z czynności na czynność i ciągły pośpiech, to codzienność wielu osób. Skuteczną receptę na ten problem jest codzienne tworzenie listy zadań na kolejny dzień. Oczywiście taka lista zadań nie może być przypadkowa i przy jej tworzeniu trzeba stosować pewne zasady. Lista powinna być możliwie krótka, tak aby nasz plan był realny do zrealizowania. Podstawą dobrego skonstruowania listy zadań jest wybranie zadania priorytetowego Czyli takiego które popycha nas do przodu w realizacji celów. Gdy zadanie priorytetowe zostanie wybrane, należy je umieścić na początku listy, dzięki czemu zwiększamy prawdopodobieństwo jego wykonania. Zadania, które są na dalszych miejscach listy bardzo często z powodów od nas niezależnych, pozostają niewykonane albo muszą być przesunięte na przyszłość. Na liście zadań dobrze jest zamieścić trzy, góra cztery duże zadania i kilka mniejszych aktywności. Nie warto pracować więcej niż osiem godzin dziennie, bo wtedy efektywność bardzo spada, co dotyczy przede wszystkim osób pracujących umysłowo. Pamiętać należy także o regularnych przerwach i o spożywaniu posiłków.
Czynniki rozpraszające, które obniżają efektywność
Za brakiem czasu bardzo często stoją różnego typu rozpraszacze, które sprawiają, że niepotrzebnie tracimy czas. Jednym z głównych winowajców braku czasu jest oczywiście smartfon. Wiele osób w ogóle nie zdaje sobie sprawy z tego, jak wiele czasu spędza przed ekranem smartfona. Aby to sprawdzić można skorzystać ze specjalnej aplikacji, która taki czas oblicza. Innymi częstymi rozpraszaczami są także telewizor, rozmowy telefoniczne czy niespodziewane wizyty. Aby pracować efektywnie należy w jednym czasie wykonywać tylko jedną czynność. Badania wielokrotnie już udowodniły, że multitasking się nie sprawdza. Nie jest też wskazane, by bez ważnego powodu przerywać swoją pracę w danym bloku czasowym, bo każda taka przerwa sprawia, że później dużo więcej czasu potrzebujemy aby wrócić na właściwe tory.
Jakie nawyki służą oszczędzaniu czasu?
Osoby, które chcą zyskać ceny czas powinny nauczyć się delegować zadania. Dotyczy to nie tylko pracy zawodowej ale także obowiązków domowych takich jak gotowanie czy sprzątanie. Bardzo przydaje się także asertywność, bo okazuje się że wiele osób traci czas na rozwiązywanie problemów swoich bliskich w sytuacji gdy ich udział wcale nie jest konieczny. Jeśli ktoś ma do wykonania zadania powtarzalne, to powinien nauczyć się jej automatyzować i korzystać z dostępnych szablonów. Bardzo ważnym narzędziem poprawiającym organizację czasu są także elektroniczne kalendarze, które przypominają o ważnych obowiązkach.